Cabang & stok
Opname Stok Valas: Kenapa Selisih Harus Dicatat, Bukan Dihapus
Hitung fisik valas hampir selalu menemukan selisih. Yang membedakan usaha yang rapi adalah apa yang terjadi sesudahnya. Ini cara mencatat opname, uang rusak, dan kiriman antar cabang.
Di money changer, stok bukan barang di gudang. Stok adalah uang: dolar, riyal, ringgit, yen, dan rupiah di laci setiap cabang. Karena itu setiap lembar perlu jelas asal-usulnya.
Opname, atau hitung fisik, adalah saat angka di sistem dibandingkan dengan uang yang benar-benar ada. Hampir selalu ada selisih, sekecil apa pun. Pertanyaannya: apa yang Anda lakukan dengan selisih itu?
Godaan untuk "menyamakan" angka
Saat selisih ditemukan, godaannya adalah mengubah angka di sistem supaya sama dengan hasil hitung. Masalahnya, begitu angka lama ditimpa, jejaknya hilang. Bulan depan tidak ada yang tahu bahwa pernah ada selisih, berapa besarnya, dan siapa yang menghitung.
Selisih yang dihapus tidak bisa dipelajari. Selisih yang dicatat bisa.
Cara opname dicatat di Kursa
Opname di Kursa membandingkan stok sistem dengan hasil hitung, per mata uang:
| Mata uang | Sistem | Dihitung | Selisih |
|---|---|---|---|
| JPY | 1.240.000 | 1.239.000 | −1.000 |
Selisih tercatat bersama petugas dan saksinya. Prinsipnya sederhana: koreksi tidak menghapus catatan lama. Setiap perubahan selalu tercatat sebagai catatan baru, sehingga riwayatnya utuh.
Bukan hanya opname
Pekerjaan di luar transaksi juga punya tempat:
- Uang hilang, rusak, atau palsu. Dicatat terpisah, dengan persetujuan pusat untuk yang penting.
- Biaya cabang. Misalnya listrik atau sewa, diajukan cabang dan disetujui pusat.
- Kas fisik rupiah dan prive pemilik. Uang rupiah di cabang ikut tercatat, bukan hanya valas.
- Pinjaman modal dari pusat ke cabang. Sisa pinjaman terlihat.
Perpindahan valas antar lokasi
Valas juga berpindah antar lokasi, dan setiap perpindahan tercatat di riwayat stok:
- Kirim antar cabang. Misalnya USD 5.000 dari Bandung ke Surabaya. Kiriman berlaku setelah cabang penerima menyetujui, jadi stok tidak "hilang di jalan" di sistem.
- Setor valas ke pusat (konversi). Cabang menyerahkan valas, pusat menerima dengan kurs yang disepakati.
Stok semua cabang, terlihat dari pusat
Hasil dari semua catatan itu adalah satu tabel: stok setiap mata uang di setiap cabang. Stok yang berada di bawah batas minimum ditandai, dan riwayat setiap mata uang (masuk, keluar, sisa) bisa ditelusuri sampai transaksi asalnya.
Ingin melihat alur opname dan kiriman antar cabang dengan data contoh? Minta demo lewat WhatsApp.